Croonwolter&dros maakt al jaren succesvol gebruik van de System 2 System-integratie. Hierbij worden bestellingen vanuit het inkoopsysteem rechtstreeks verwerkt in het order proces van Technische Unie.
Evolutie van bestelproces bij Croonwolter&dros
Mathieu Koomans, Manager Inkoop & Logistiek bij Croonwolter&dros: “Wij doen 200 orders op een dag bij Technische Unie met 1.000 unieke bestellers. Dat verloopt met een systeemkoppeling prima. Heel vroeger werd er gebruik gemaakt van de postduif. Deze werd vervangen door de faxmachine en uiteindelijk e-mail. Maar het proces bleef hetzelfde. Tegenwoordig verloopt alles met de System 2 System-koppeling volautomatisch. Alle menselijke handelingen van bijvoorbeeld een besteldesk of een verkoopdesk zijn er tussenuit gehaald. Dus geen orders meer handmatig overtikken, dat is allemaal foutgevoelig.”
Kostenbesparing
“Als je alles handmatig verwerkt, kost het zo’n €75 per factuur”, vervolgt Mathieu. “Hoeveel facturen en orders doe je? Reken dan eens uit wat je daarop bespaart. Met 200 orders per dag kom je op €15.000 per dag. Als je dat kunt reduceren met zeg 75% per dag, bespaar je al ruim €11.000 per dag in handelingskosten.”
Administratief voordeel over de hele linie
Sjoerd Sipkema, Manager Digital Commerce bij Technische Unie vult aan: “We ondersteunen het volledige klantproces: van de order, de orderbevestiging en de pakbon tot de factuur. De klant ervaart op die manier over de hele linie administratief voordeel. Richting de toekomst wordt System 2 System steeds meer uitgebreid. Onlangs hebben we bijvoorbeeld de branchestandaard DICO005 toegevoegd.”
‘De factuur klopt gewoon’
Mathieu Koomans: “Bij Croonwolter&dros werken we met Acto Project. Dat ERP-pakket is ingericht op de installatie, bouw en techniek. Daar hebben we alles in zitten. De hele order-to-pay verloopt erin, behalve de factuurverwerking. De stappen die wél via Acto Project verlopen, zijn met System 2 System gekoppeld aan het Technische Unie order proces: selecteren, bestellen en ontvangen.
Zodra de bestelling geplaatst wordt, ontvangen wij binnen enkele seconden een ontvangstbevestiging met een checklist van de bestelde producten, aantallen, voorraad en leveringsdatum. Wordt er een afwijking in de bestelling geconstateerd? Dan wordt dat gemeld en kunnen mijn collega’s de juiste stap kiezen. Op de dag van de levering wordt de pakbon elektronisch verzonden en binnen enkele dagen staat de factuur klaar voor betaling. Wij hoeven geen factuur meer te matchen want die klopt gewoon.”
System 2 System voor uw organisatie?
Bent u benieuwd wat System 2 System voor uw organisatie oplevert? Bekijk dan de pagina van System 2 System of neem contact op met uw vertegenwoordiger of lokale verkoopkantoor van Technische Unie.
