Om assortimenten tijdig tegen de juiste prijs aan te kunnen bieden aan klanten is het van belang dat de achterliggende compensatieafspraken tijdig, correct en op eenduidige wijze worden vastgelegd.
Dit zal leiden tot:
- Klanten die sneller geholpen worden;
- Compensatie afspraken die door beide partijen te verifiëren zijn;
- Minder administratieve last voor beide partijen doordat afspraken nauwkeurig worden vastgelegd.
Om dit mogelijk te maken, is het belangrijk dat de benodigde gegevens voor het vastleggen van een afspraak tijdig en correct door uw organisatie wordt aangeleverd.
Gebruik BMC-template
In deze aanleverinstructie leggen wij u uit hoe de bevestigingen van compensatie afspraken aangeleverd dienen te worden aan Technische Unie. Centraal in dit proces is het gebruik van de afspraken template. Dit wordt ook wel de BMC-template genoemd.
Het BMC aanleverproces gaat als volgt
- Er wordt op decentraal niveau een afspraak gemaakt tussen de verkoop vertegenwoordiging van uw organisatie en de verkoop vertegenwoordiging van Technische Unie.
- De afspraak wordt vervolgens door uw organisatie geformaliseerd en opgevoerd in de BMC-template.
- De ingevulde afspraken template verstuurt u naar het centrale e-mailadres: . Gebruik als onderwerpregel 'BMC-template'.
- Na ontvangst wordt de ingevulde afspraken template geautomatiseerd verwerkt. Het is daarom belangrijk dat de template volledig en correct wordt ingevuld. De afspraken worden klant of project specifiek vastgelegd in het systeem van Technische Unie;
De bovengenoemde stappen vindt u ook terug in de Quick Reference Card.
BMC-template
Centraal in het proces is het gebruik van de BMC-template om afspraakgegevens aan te leveren. De BMC-template wordt gebruikt om de afspraken welke door de verkoop vertegenwoordiger van uw organisatie en de verkoopvertegenwoordiging van Technische Unie gemaakt worden te bevestigen.
In de afspraken template voert u de afspraakgegevens op welke benodigd zijn om de afspraken geautomatiseerd te verwerken en correct vast te leggen. Denk daarbij aan gegevens om de juiste klant te kunnen identificeren en om de juiste compensatie te kunnen berekenen en vervolgens te claimen.
Met de afspraken template kunt u:
- Een nieuwe afspraak en/of meerdere afspraken toevoegen
- Toevoegen van afspraakregel(s) aan een reeds bestaande afspraak
- Laten vervallen van afspraakregel(s) van een bestaande afspraak
- Wijzigen van bestaande afspraakregel(s), bijvoorbeeld:
- Kortingsgroep(en)/artikel(en) toevoegen/verwijderen
- Wijziging van het leveranciersreferentienummer
- De looptijd van een afspraak wijzigen
- Een bestaande afspraak en/of meerdere afspraken laten vervallen
In de afspraken template zelf vindt u een uitgebreide toelichting over hoe u de template op een correcte wijze invult.
De ingevulde template verstuurt u naar het centrale e-mailadres: [email protected]. Gebruik als onderwerpregel 'BMC-template'.
Veelgestelde vragen (FAQs)
Waar dient de ingevulde afspraken template naar verstuurd te worden?
De afspraken template verstuurt u naar het centrale e-mailadres: . Gebruik als onderwerpregel 'BMC-template'.
Waarom dit nieuwe proces?
Door compensatieafspraken centraal te verwerken, kunnen wij klanten sneller van dienst zijn. Er hoeven namelijk minder stappen doorlopen te worden om een afspraak vastgelegd te krijgen. Ook leidt het nieuwe proces uiteindelijk tot minder administratieve last voor beide partijen doordat afspraken correct en op eenduidige wijze worden aangeleverd en verwerkt. Daarnaast zijn de afspraken door beide partijen te verifiëren.
Waar vind ik de toelichting over hoe ik BMC template op een correcte wijze moet invullen?
In de afspraken template zelf vindt u een uitgebreide toelichting over hoe u de template op een correcte wijze invult.
Waarom dient elke kortingsgroep/artikel per regel opgegeven te worden?
Van elke opgegeven kortingsgroep en artikel wordt een separate afspraak op klantniveau vastgelegd.
Hoe weet afdeling Verkoop van Technische Unie dat er een afspraak is bevestigd?
Zodra een afspraak is verwerkt en vastgelegd, ontvangt afdeling Verkoop een signaal om de toegevoegde afspraak en/of afspraken te beoordelen en te fiatteren.
Waar kan ik terecht met vragen?
Met vragen over het proces kunt u terecht bij .
Heeft u andere vragen die niet direct gerelateerd zijn aan het verwerkingsproces? Stel deze dan aan uw vaste contactpersoon van Inkoop Management.
